PromptArchitekt

KI-gestützte digitale Arbeitssysteme

Rechtliches

Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Beim Besuch der Website

Beim Aufrufen unserer Website werden durch den auf Ihrem Endgeraet zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet und temporaer in Logfiles gespeichert.

Erfasste Informationen

  • IP-Adresse des anfragenden Rechners
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Name und URL der abgerufenen Datei
  • Referrer-URL
  • Verwendeter Browser und ggf. Betriebssystem

Die Verarbeitung ist technisch erforderlich, um die Website bereitzustellen, ihre Stabilitaet sicherzustellen und Angriffe oder Fehlfunktionen zu erkennen.

3. Hosting und Infrastruktur

3.1 Website-Hosting (Vercel Inc.)

  • Anbieter: Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA
  • Zweck: Bereitstellung und Betrieb der Website
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
  • Es kann zu einer Verarbeitung von Protokoll-, Betriebs- und Sicherheitsdaten kommen.
  • Die Website verwendet Sicherheitsheader und TLS-Verschluesselung, um Auslieferung und Integritaet der Seite zu schuetzen.

Weitere Informationen: Datenschutzhinweise Vercel | DPA Vercel

3.2 Kommunaler Service Navigator

  • Produktadresse: navigator.promptarchitekt.de; technische Vercel-Adresse: kommunaler-service-navigator.vercel.app
  • Zweck: öffentliche, quellengebundene Prüfung von amtlichen Verwaltungsleistungen in Nordrhein-Westfalen sowie Erzeugung und formale Prüfung strukturierter Antragsentwürfe
  • Verarbeitet werden öffentliche Leistungsschlüssel, Quellen- und Prüfstände, die im Antragsdialog eingegebenen Angaben und technische Zugriffsdaten des Hostings.
  • Antragsangaben werden ausschließlich zur angeforderten Validierung und zur Erzeugung der gewählten JSON-, Markdown- oder PDF-Ausgabe transient verarbeitet. Der Navigator speichert diese Angaben nicht in einer Datenbank und übernimmt sie nicht in Anwendungslogs. Hochgeladene Nachweise werden in Version 1.1 nur anhand von Dateiname, Größe und Medientyp geprüft; der Dateiinhalt wird nicht übertragen.
  • Der erzeugte Antragsentwurf wird nicht an eine Behörde übermittelt. Eine solche Übermittlung wird erst nach Anschluss und Prüfung eines kommunalen Übermittlungswegs angeboten.
  • Rechtsgrundlage für die vom Nutzer angeforderte Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; die technische Absicherung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.
  • Analyse- und Marketing-Cookies werden im Kommunalen Service Navigator nicht eingesetzt.

4. Externe Dienste und Auftragsverarbeiter

4.1 Website-Assistent

  • Zweck: erste Orientierung, Vorstrukturierung von Anliegen und Beantwortung von Fragen mit den auf der Website bereitgestellten öffentlichen Inhalten
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
  • Eingaben werden serverseitig anhand festgelegter Regeln und bereitgestellter Inhalte verarbeitet. Der aktuell auf dieser Website angebotene Assistent übermittelt diese Eingaben nicht an OpenAI oder einen anderen externen KI-Modellanbieter.
  • Eine verbindliche rechtliche Bewertung, ein automatisierter Vertragsabschluss oder eine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung erfolgt dadurch nicht.

Bitte geben Sie in KI-Funktionen keine sensiblen oder vertraulichen Informationen ein, wenn dies fuer die jeweilige Anfrage nicht erforderlich ist.

4.2 Prompty im Kommunalen Service Navigator

  • Zweck: quellengebundene Erläuterung von Verwaltungsleistungen, FIM-Grundlagen, Rechtsquellen, Prüfständen und nächsten Umsetzungsschritten im Kommunalen Service Navigator
  • Anbieter des KI-Modells: OpenAI Ireland Ltd.; technische Bereitstellung und Proxybetrieb: Vercel Inc.
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer verständlichen und handlungsorientierten Erschließung der veröffentlichten Fachinformationen.
  • Verarbeitet werden die bereinigte Texteingabe, der öffentliche Seitenkontext, eine pseudonyme Sitzungskennung sowie technische Betriebsdaten. Erkannte E-Mail-Adressen, Telefonnummern und API-Schlüssel werden vor dem Modellaufruf entfernt.
  • Strukturierte Antragswerte werden getrennt im Navigator verarbeitet und nicht an OpenAI übermittelt. Bei einer Formularfrage erhält Prompty ausschließlich Feldbezeichnung, Prüfstatus, wertfreien Validierungsgrund, erwartetes Format und nächsten Arbeitsschritt.
  • Der Modellaufruf verwendet die OpenAI-API mit deaktivierter Anwendungsspeicherung (store: false). OpenAI kann API-Inhalte im Standardbetrieb für Sicherheits- und Missbrauchsprüfung bis zu 30 Tage vorhalten; eine bestätigte Zero-Data-Retention-Konfiguration wird nicht vorausgesetzt. Der bereinigte Chat verbleibt für höchstens 30 Minuten Inaktivität im Sitzungspeicher des jeweiligen Browser-Tabs; eine eigene Chatdatenbank wird nicht geführt.
  • Die Prompty-Runtime protokolliert keine Chat- oder Antragsinhalte. Technische Vercel-Laufzeitprotokolle des eingesetzten Pro-Tarifs sind nach dem aktuellen Plattformvertrag für einen Tag verfügbar.
  • Prompty dient der Orientierung und Prozessunterstützung. Die fachliche oder rechtliche Freigabe erfolgt durch die zuständige Stelle.

Weitere Informationen: OpenAI Data Processing Addendum | OpenAI-Unterauftragsverarbeiter | DPA Vercel

Bitte nutzen Sie für personenbezogene Antragsangaben ausschließlich die dafür vorgesehenen strukturierten Formularfelder.

4.3 Terminbuchung (Cal.com)

  • Anbieter: Cal.com, Inc., San Francisco, USA
  • Zweck: Terminvereinbarung und Erinnerungen
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
  • Bei der Buchung werden die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten und Terminangaben verarbeitet.

Weitere Informationen: Datenschutzhinweise Cal.com | Informationen zu Cal.eu

4.4 Feedback-Formulare und App-Rueckmeldungen

  • Zweck: Auswertung von Rueckmeldungen zu Apps, Checks, Berichten und Website-Inhalten
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei freiwilliger Kontaktaufnahme zusaetzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
  • Verarbeitet werden insbesondere Fragebogenantworten, Bewertungen, Kontextparameter wie App-/Produktbereich, technischer User-Agent und optional angegebene Kontaktdaten.
  • Feedbackdaten koennen serverseitig in Supabase gespeichert und an eine n8n-Automation zur Auswertung, Nachverfolgung und Verbesserung von Angeboten, Apps oder Berichten uebergeben werden.
  • Interne Kurzbenachrichtigungen koennen ueber Telegram erfolgen. Kontaktwerte und umfangreiche Freitexte werden dabei nicht in Telegram gespiegelt.

Weitere Informationen: Supabase Security | n8n Data Processing Agreement | Datenschutzhinweise Telegram

4.5 Kontakt ueber WhatsApp Business

  • Anbieter: WhatsApp Ireland Limited / Meta Platforms
  • Zweck: Bearbeitung von Kontaktanfragen, Rueckfragen, Terminabstimmung und Projektkommunikation ueber die veroeffentlichte WhatsApp-Business-Nummer
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
  • Verarbeitet werden insbesondere Telefonnummer, Profilangaben, Nachrichteninhalte, Zeitpunkte und technische Metadaten.
  • Zur Bearbeitung einer Anfrage koennen Inhalte aus der Kommunikation in interne Arbeits- oder Kundensysteme uebernommen werden, soweit dies fuer Anfrage, Angebot oder Projekt notwendig ist.
  • Es kann zu einer Uebermittlung an Unternehmen der Meta-Gruppe in Drittstaaten kommen.

Bitte senden Sie ueber WhatsApp Business keine besonders sensiblen Informationen, wenn hierfuer kein zwingender Grund besteht. Alternativ koennen Sie uns per E-Mail kontaktieren.

Weitere Informationen: Datenschutzhinweise WhatsApp

4.6 Kontakt ueber Telegram

  • Anbieter: Telegram Messenger Inc. bzw. Telegram-Dienste
  • Zweck: Kontaktaufnahme, Rueckfragen, Benachrichtigungen und Kommunikation ueber verlinkte Telegram-Kanaele oder Telegram-Bots
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
  • Verarbeitet werden koennen insbesondere Telegram-ID, Nutzername/Name, Nachrichteninhalte, Zeitpunkte und technische Metadaten.
  • Telegram verarbeitet als Plattform eigene Daten nach den Datenschutz- und Nutzungsbedingungen von Telegram.

Bitte senden Sie ueber Telegram keine besonders sensiblen oder vertraulichen Informationen, wenn dies fuer Ihre Anfrage nicht erforderlich ist. Alternativ koennen Sie uns per E-Mail kontaktieren.

Weitere Informationen: Datenschutzhinweise Telegram | Telegram-Hinweise fuer Bots und Mini Apps

4.7 Speech-to-Text App

  • Zweck: Umwandlung, Pruefung und Aufbereitung von Audio- und Textmaterial in einer Arbeitsfassung.
  • Je nach gewaehltem Modus koennen Audio-, Transkript- und Korrekturdaten lokal im Browser oder serverseitig verarbeitet werden.
  • Bei API-gestuetzter Transkription oder KI-Auswertung koennen Inhalte an eingesetzte KI-Dienste wie OpenAI uebermittelt werden.
  • Die App ist fuer Arbeitsfassungen vorgesehen. Besonders sensible Inhalte sollen nur verarbeitet werden, wenn der konkrete Zweck, die Berechtigung und der Verarbeitungsweg geklaert sind.

4.8 GPT Export Manager

  • Zweck: Lokale Sichtung, Strukturierung und Exportvorbereitung von bereitgestellten ChatGPT-Exporten.
  • Die Verarbeitung ist auf die vom Nutzer bereitgestellten Exportdaten ausgerichtet.
  • Inhalte aus Exporten koennen personenbezogene oder vertrauliche Daten enthalten. Nutzer pruefen vor Weitergabe oder Export, ob diese Inhalte fuer den jeweiligen Zweck verwendet werden duerfen.
  • Soweit keine serverseitige Zusatzfunktion genutzt wird, erfolgt die Sichtung im Browser des Nutzers.

5. Drittlanduebermittlungen

Bei einzelnen eingesetzten Dienstleistern kann es zu Datenuebermittlungen ausserhalb der EU kommen, insbesondere in die USA.

Einzelheiten zu etwaigen Drittlanduebermittlungen und den dabei verwendeten Schutzmechanismen ergeben sich aus den Unterlagen des jeweiligen Anbieters.

Betroffen sein können derzeit insbesondere Vercel, Cal.com, Supabase, n8n, Telegram und WhatsApp Business sowie bei ausdrücklich genutzten KI- oder Transkriptionsfunktionen der dort bezeichnete Anbieter.

6. Technisch notwendige Speicherungen

Wir verwenden nur technisch notwendige Speicher- und Browserfunktionen fuer den Betrieb der Website und des Portals.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

  • Darstellungseinstellungen wie Hell-/Dunkelmodus
  • Hinweisstatus des Datenschutzhinweises
  • Sicherheitsrelevante und funktionale Website-Funktionen

7. Externe Praesenzen und Verlinkungen

Auf dieser Website verlinken wir auf externe Praesenzen bei Instagram, LinkedIn, Telegram und YouTube. Diese Dienste werden nicht als eingebettete Plugins geladen; es handelt sich um normale externe Verlinkungen.

Erst beim Anklicken des jeweiligen Links verlassen Sie diese Website. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutz- und Nutzungsbedingungen des jeweiligen Anbieters.

8. Ihre Rechte

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Loeschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschraenkung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenuebertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
  • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehoerde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausuebung Ihrer Rechte wenden Sie sich an kontakt@promptarchitekt.de.

9. Kontaktaufnahme

Bei Kontakt per E-Mail, Telefon, Kontaktformular, WhatsApp Business, Telegram oder Terminbuchung speichern wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Massnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. Datensicherheit

Wir nutzen SSL/TLS-Verschluesselung sowie geeignete technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten. Dazu gehoeren insbesondere Zugriffsbeschraenkungen, sichere Auslieferung der Website, Sicherheitsheader und eine reduzierte Einbindung externer Inhalte.

11. Automatisierte Antworten und Entscheidungen

Website-Funktionen können Antworten automatisiert auf Grundlage Ihrer Eingaben und der bereitgestellten Inhalte ausgeben. Die Antworten dienen der ersten Orientierung und haben keine rechtliche oder vergleichbar erhebliche Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Eine verbindliche Bewertung oder Entscheidung ueber Ihre Rechte, Pflichten oder Vertragsbeziehung erfolgt dadurch nicht.

12. Bestellung, Vertragsnachweis und Widerruf

Bei Online-Bestellungen verarbeiten wir Angaben zum ausgewählten Produkt, Käuferstatus, Vertrags- und Textversionen, Bestellreferenz, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten, Zahlungsstatus und die für einen sofortigen Leistungsbeginn abgegebenen Erklärungen. Die Verarbeitung dient dem Vertragsschluss, der digitalen Bereitstellung, dem Vertragsnachweis sowie der Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Zahlungs- und Rechnungsdaten werden über Stripe verarbeitet. Ein optionales Kundenkonto wird über Clerk verwaltet. Kauf-, Zugangs- und Widerrufsvorgänge werden in der eingesetzten Datenbank gespeichert; transaktionale E-Mails werden über Resend versendet.

Für einen Online-Widerruf verarbeiten wir Name, Vertragsangabe, Bestätigungskanal, Eingangsdaten und Bearbeitungsstatus. Ein Konto ist dafür nicht erforderlich. Die Daten werden zur Bearbeitung der Erklärung, zur Eingangsbestätigung und zur Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten verwendet.

Vertrags- und Widerrufsnachweise werden bis zum Ablauf der jeweils einschlägigen Anspruchs- und Nachweisfristen aufbewahrt. Steuerlich relevante Rechnungs-, Erstattungs- und Buchungsbelege werden nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Kurzlebige Zugangslinks und technische Schutzprotokolle werden getrennt und deutlich früher gelöscht.

13. Aktualität der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig. Durch technische oder rechtliche Änderungen kann eine Aktualisierung erforderlich werden.

Letzte Aktualisierung: 17. August 2026